现将《咸宁市城市建设档案管理办法》(以下简称《管理办法》)和城建档案相关内容作一个解读。

一、《管理办法》修订的背景

城建档案作为国家档案事业的重要组成部分,是城乡规划、建设和管理的一项基础性工作,是建设行政主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督、工程建设、运营管理、养护维修等工作的重要参考依据,并在提供公共服务、保障城市生产生活秩序、促进城市建设和社会发展的全面进步等方面发挥着十分重要的作用。

《管理办法》从咸宁市的实际出发,明确了城市建设档案的类别、适用范围及各建设单位对城市建设档案管理的工作职责,制定了一套完整的城市建设档案管理流程,对增强城建档案意识,规范城建档案管理,提高城建档案工作水平,推进档案资源体系建设具有重要的指导意义,为我市城建档案工作变革与转型、创新与发展提供了制度保障。

二、《管理办法》修订的必要性

1、加强城市规划、建设、管理工作的需要。城市建设档案包括文字、图纸和声像等形式,是城市建设活动的真实记录,是城市规划、建设和管理的重要依据。近年来,随着城市建设事业不断发展,我市城建档案管理工作面临许多新情况。而原《咸宁市城市建设档案管理办法》(咸政办发〔2016〕48号) 与国家的法律法规和我市城建档案事业发展已不相适应,存在合法性、适当性和实效性问题。因此,按照国家有关法律法规精神,修订咸宁市城市建设档案规范性管理文件十分必要。

2、发展数字化城建档案的需要。城市建设档案信息化管理是建设智慧城市的重要基石。《咸宁市城市建设档案管理办法》的修订,不仅为城市建设档案信息资源有效共享、统一监管、收集汇总提供了有力保障,同时也为建立城市建设档案信息化体系,实现在线查档、线上审核、线下接收存档等功能打下了坚实基础,为我市在“十四五”期间建成数字化城建档案馆提供了制度保障。

3、实现档案规范化管理的需要。《管理办法》进一步明确了建设单位、施工单位、监理单位、城建档案管理机构在城建档案管理活动中所承担的责任,为各责任主体依法履行城建档案管理职能、实现城建档案规范化管理提供了重要遵循。

三、《管理办法》修订的政策依据

1.主要依据:《中华人民共和国档案法》(中华人民共和国主席令第四十七号)、《建设工程质量管理条例》(中华人民共和国国务院令第279号)、《城市建设档案管理规定》(2019年修订)、《湖北省档案管理条例》(2017年修订)、《湖北省城市建设档案管理办法》(湖北省人民政府令第 378 号)、《建设项目档案管理规范》( DAT 28-2018)。

2.参考依据:《城市地下管线工程档案管理办法》(中华人民共和国建设部令第136号)、《湖北省建设工程联合竣工验收暂行办法》(鄂建文〔2019〕30号)等。

四、《管理办法》主要内容有哪些?

《咸宁市城市建设档案管理办法》共26条,主要内容包括:制定目的、适用范围、城市建设档案管理职责、城市建设档案验收程序、城市建设档案移交标准等内容。

原《咸宁市城市建设档案管理办法》(咸政办发〔2016〕48号,以下简称《原办法》)和修订后的《咸宁市城市建设档案管理办法》都为二十六条,此次修订对《原办法》中的十八条内容进行了修改。

(一)进一步完善工程档案归档服务程序。根据《湖北省建设工程联合竣工验收暂行办法》、《咸宁市建设工程联合竣工验收实施细则(试行)》等相关规定,将《原办法》第六条中“建设单位签订建设工程档案报送责任书”内容删除,简化办事流程。按照市自然资源和规划局反馈意见,并借鉴宜昌市经验做法,将《原办法》第十二条修改为“建设工程档案验收应当纳入工程联合验收。列入城建档案接收范围的工程,建设单位在组织建设工程竣工验收前,应当向工程建设项目综合审批窗口提出联合验收申请,城建档案管理机构按照规定对工程档案进行验收并出具验收意见。建设单位在工程竣工验收备案前,应向城建档案管理机构移交符合规定的工程档案。城建档案管理机构对报送的工程档案进行核查,合格后办理移交手续”。通过规范化管理,保障工程竣工档案100%进馆存档。

(二)进一步明确档案工作奖惩机制。湖北省物价局《关于降低部分行政事业性收费标准取消部分政府定价经营服务性收费项目的通知》(鄂价费〔2016〕99号)已明文规定取消“城市建设工程竣工档案保管服务费”,根据《中华人民共和国档案法》的有关条款,将《原办法》第十九条“城市建设档案的利用可以按有关规定实行有偿服务,具体收费范围和标准,按物价部门的有关规定执行。单位或个人利用其出卖、寄存、捐赠给国家的档案,城建档案馆应当无偿提供利用”修改为“住房和城乡建设行政主管部门对在城建档案工作中作出显著成绩的单位和个人,应当给予表彰和奖励”。同时,根据《城市建设档案管理规定》第十三条规定,将《原办法》第二十二条修改为“建设工程竣工验收后,建设单位未按照规定移交建设工程档案的,依照《建设工程质量管理条例》的规定处罚”。

(三)进一步规范档案管理及归档要求。根据《中华人民共和国档案法》、《建设项目档案管理规范》,《修订稿》在《原办法》第七条基础上增加了“设置专门的档案机构或配备专职管理人员”的表述。根据《湖北省城市建设档案管理办法》第十一条、《湖北省建设工程竣工档案编制及报送规定》第十五条,《修订稿》在《原办法》第八条增加了“报送城市建设档案管理机构的竣工文件材料应为原件”的表述,进一步规范城建档案归档标准。

(四)进一步明晰档案利用程序。根据《中华人民共和国档案法》,并结合市人民政府2021年第11次常务会议审议意见,将《原办法》第十七条“公民、法人或其他组织,可以持有效证件利用已经开放的城市建设档案。”修改为“公民、法人或其他组织,可以持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明利用已经开放的城市建设档案”。同时将《原办法》第十八条修改为“公民、法人或其他组织利用城市建设档案,应当遵守国家、省、市有关档案利用的管理规定,不得毁坏、丢失、涂改、伪造和擅自销毁城市建设档案”。

(五)进一步加快档案信息化建设步伐。根据《中华人民共和国档案法》新增的“档案信息化建设”专章,《修订稿》在《原办法》第十六条最后增加“建设数字城建档案馆”表述,提升城建档案馆信息化建设水平。

(六)进一步规范前后机构名称用语。将《原办法》部分条款中涉及到“城建档案馆”的表述内容一致修改为“城建档案管理机构”;将《原办法》条款中涉及到“城市建设工程档案”的表述内容一致修改为“城市建设档案”;因机构改革后职能调整单位名称变更,将《原办法》条款中涉及到“档案行政主管部门”的表述内容一致修改为“档案主管部门”;将《原办法》第二十五条“咸宁市住房和城乡建设委员会”的表述内容修改为“咸宁市住房和城乡建设行政主管部门”。

五、什么是城建档案?

城市建设档案是指在城市规划、建设和管理等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的历史记录。

六、城建档案管理机构接收范围怎么划分?

咸宁市城建档案馆负责直接接收市直城市建设系统各专业管理单位形成的业务技术档案和市直管(含咸宁市高新技术产业开发区辖区、咸宁市官埠城乡融合发展试验区)工程建设项目的建设档案,同时接受市档案主管部门的监督和指导。

各县(市、区)住房和城乡建设行政主管部门负责本行政区域城市建设档案管理工作,接受同级档案主管部门的监督和指导。

七、城建档案管理机构接收档案内容有哪些?

(一)各类城市建设档案。

1.工业与民用建筑工程;

2.市政基础设施工程;

3.公用基础设施工程;

4.市政交通基础设施工程;

5.园林建设、风景名胜建设工程;

6.市容环境卫生设施建设工程;

7.城市防洪、抗震工程;

8.结合民用建筑修建的地下防空工程;

9.军事工程档案资料中除军事禁区、军事管理区以外,属社会化保障管辖范围内非涉密的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

(二)城市规划区内的各类地下管线工程(包括城市供水、排水、燃气、热力、电力、通讯、工业等地下管线)档案。

(三)城市建设系统各专业管理单位(包括城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环境卫生、市政、公用、房地产管理、人防等单位)形成的业务技术档案。

(四)有关城市规划、建设、管理的政策法规、科研成果和城市风貌史料。

(五)住建部、国家档案局确定的其他城市建设档案资料。

八、城建档案如何开展验收归档工作?

列入城建档案接收范围的工程,建设单位在组织建设工程竣工验收前,应当向工程建设项目综合审批窗口提出联合验收申请,城建档案管理机构按照规定对工程档案进行验收并出具验收意见。建设单位在工程竣工验收备案前,应向城建档案管理机构移交符合规定的工程档案。城建档案管理机构对报送的工程档案进行核查,合格后办理移交手续。

九、城建档案如何查阅利用?

公民、法人和其他组织利用未开放的城建档案时应当出具利用者身份证件,并根据利用需求提供相关证明材料,具体如下:

1、建设单位利用本单位移交的工程档案需出具建设单位介绍信及利用者身份证。

2、建设项目的施工单位、监理公司、勘察单位、设计单位、分包单位等单位,需出具与建设项目相关的合同。

3、产权人查询利用城建档案,单位查询应当出具单位介绍信、建筑物权属证明;个人查询应当出具建筑物权属证明。

4、业主委员会或物业管理公司查询其管理范围内的有关城建档案,应当出具单位介绍信,物业管理公司还应出具有效物业管理合同或协议 。

5、仲裁、诉讼案件中受当事人委托的律师因调查取证查询城建档案的需出具当事人委托证明、律师事务所介绍信、律师证、以及受理案件通知书、判决书、传票、举证通知书等文件。

6、司法机关、行政机关在法定职权范围内查询城建档案的,应当出具单位介绍信、执行公务证件、立案文件。

7、建设单位、科研单位因工程建设、科学研究需利用建设项目及其周边或者沿线建筑物、构筑物、城市基础设施等城建档案的,应出具单位介绍信以及建设项目或科研项目的审批文件。

8、查阅非本单位形成的城建档案,必须提供城建档案形成单位同意查阅的证明、利用单位介绍信。